Nei giorni precedenti l’ingresso in guerra dell’Italia e più esattamente l’11 maggio 1915, a Carpi nasce il Comitato di preparazione civile che subito dopo il 24 maggio prende il nome di Comitato di azione civile. L’iniziativa si deve all’on. Alfredo Bertesi che insieme a “tutti i buoni di qualunque colore” dà vita ad un organismo di assistenza e solidarietà civile che per meglio operare si organizza in quattro Commissioni, una delle quali è la “Commissione femminile e corrispondenza”.

Il 16 giugno, mediante un manifesto pubblico, la Presidente Carmelina Camellini Bertesi avvisa che “a tranquillità delle famiglie che ricevono in ritardo o non ricevono notizie dei loro cari dal campo [...] questa Sezione Femminile, ufficialmente riconosciuta ed autorizzata riceverà sempre notizie dirette dalla sottosezione di Modena riguardanti tutti i soldati feriti, malati, scomparsi del Comune di Carpi [...e] farà di tutto per facilitare la corrispondenza”.

L’ufficio notizie di Carpi raccoglie i reclami delle famiglie carpigiane rimaste prive di notizie dei propri cari in guerra; corrisponde con i comandi dei reggimenti di linea e dei depositi, con le Direzioni degli ospedali da campo e interni, e con la sede centrale della Croce Rossa Italiana, e trasmette alle famiglie richiedenti le informazioni ottenute. Con il passare del tempo il suo impegno si estende anche altri ambiti: imballaggio e spedizione dei pacchi postali di viveri e indumenti per i prigionieri di guerra; consigli e aiuti alle famiglie dei caduti per l’ottenimento delle pensioni e il recupero degli effetti personali; accertamento delle condizioni dei feriti, etc. Inoltre l’istituzione in città di un ospedale della Croce Rossa, obbliga l’Ufficio a corrispondere in ogni parte d’Italia con le famiglie dei ricoverati e a fare ripetute visite ai malati stessi; dopo Caporetto deve altresì estendere la propria opera a complicate ricerche e pratiche nell’interesse degli 800 profughi presenti a Carpi. Alla fine del suo mandato, quando l’Ufficio viene ufficialmente chiuso il 31 dicembre del 1919, si stimano scritte 15.500 lettere e spediti ai prigionieri 12.320 pacchi.

L’Ufficio per le notizie alle famiglie dei militari di terra e di mare” nasce nel giugno del 1915 su iniziativa di un gruppo di nobildonne bolognesi guidate dalla contessa Lina Bianconcini Cavazza, per fornire alle famiglie dei militari arruolati per il primo conflitto mondiale informazioni sui combattenti. L’Ufficio era organizzato secondo la seguente struttura: un Ufficio Centrale, a Bologna per i militari di terra, e a Roma per i militari di mare; Uffici di Sezione nelle sedi dei Comandi territoriali d’armata e nelle città prossime alle zone di guerra (Catanzaro, Cagliari, Venezia e Udine per i militari di terra; Brindisi, Maddalena e Tropea per quelli di mare), con il compito di aiutare l’Ufficio Centrale nella direzione degli Uffici locali; Uffici di Sottosezione in tutte le sedi di Distretto militare e nelle località sedi di depositi militari; Uffici o gruppi di corrispondenza con lo scopo di intermediare tra le famiglie e le Sezioni o Sottosezioni per le richieste e le risposte. Il lavoro dell’ufficio centrale si articolava nelle seguenti attività: impartiva le disposizioni di natura generale a tutte le succursali, si rapportava con le autorità militari e civili, riceveva dai cappellani militari gli elenchi dei militari degenti negli ospedali e trasmetteva gli estratti di tali elenchi relativi ai morti e feriti gravi alle sezioni e sottosezioni; infine implementava uno schedario relativo a tutti i militari dei quali erano pervenute notizie. Spettava invece alle sottosezioni ricevere dai depositi o centri di mobilitazione della propria sede gli elenchi dei militari morti, feriti e dispersi, formare gli elenchi dei militari degenti negli ospedali territoriali e comunicarli, formare uno schedario per le notizie relative a tutti i militari morti, feriti, malati e dispersi del distretto.

Nel Discorso della Presidente che chiude l’esperienza dell’Ufficio, la contessa Lina Bianconcini Cavazza manifesta la volontà di trasmettere lo schedario all’Ufficio storiografico del Ministero della Guerra prima e al Comitato Nazionale per la storia del Risorgimento poi; in realtà, lo schedario principale viene consegnato all’Archivio di Stato di Roma nel giugno del 1929; quello della Sezione di Bologna viene consegnato al Museo del Risorgimento che tuttora lo custodisce, mentre lo schedario dei militari morti, costituito da 500.000 schede in 157 cassette di legno, viene consegnato all’Archivio di Stato di Bologna nel 1923.